Kennisbank · Processen

Processen automatiseren met AI: 25 voorbeelden uit de praktijk

Q: Wat is het verschil tussen automatiseren met regels en met AI?

Regels werken als de input altijd dezelfde vorm heeft: een formulier, een vinkje, een status. AI is nodig als de input vrije tekst, een document, een foto of spraak is en er iets begrepen moet worden voordat er gehandeld kan worden. In de praktijk combineer je ze: AI begrijpt, regels voeren uit.

Q: Wat heb je nodig om een proces te automatiseren?

Een beschrijving van het proces in tien regels, de systemen waar de informatie in staat (met koppeling of exportmogelijkheid), je eigen antwoorden of voorbeelden als het proces interpretatie vraagt, en één persoon die de eerste weken meekijkt en beslist bij twijfel.

"Wat kunnen we eigenlijk automatiseren?" is de vraag waar elk gesprek mee begint. Het antwoord is bijna altijd: meer dan je denkt, en niet wat je denkt. Hieronder staan 25 processen die we bij bedrijven tegenkomen, per afdeling, met per proces of er AI voor nodig is of dat vaste regels volstaan, en wat je ervoor moet regelen. Filter op jouw afdeling.

Luca van GoorOprichter Buildr · 4 september 2026 · 9 min lezen

● Eerst het onderscheid dat alles bepaalt

Regels volstaan als de input altijd dezelfde vorm heeft: een formulier, een status, een vinkje. "Nieuwe order → factuur aanmaken" is een regel. AI is nodig als er eerst iets begrepen moet worden: een mail, een document, een foto, een telefoontje. "Deze mail is een klacht over een levering, en de klant is boos" is interpretatie. In de praktijk combineer je ze: AI begrijpt, regels voeren uit. De bredere gids staat bij bedrijfsprocessen automatiseren; welke software erbij past bij automatiseringssoftware kiezen.

● De 25 voorbeelden

Filter op afdeling

Begin bij het proces dat het vaakst voorkomt en waar een fout niet meteen geld kost. Dat is bijna nooit het spannendste proces, en bijna altijd het beste begin.

● Hoe je uit 25 voorbeelden er één kiest

Tel. Hoe vaak per week komt dit voor? Onder de tien keer is automatiseren zelden de moeite.
Kijk naar de vorm. Komt de input altijd hetzelfde binnen? Dan regels. Anders AI, en dan heb je je eigen voorbeelden nodig.
Bepaal de schade. Wat gebeurt er als het één keer fout gaat? Vervelend of duur? Dat bepaalt hoeveel controle je inbouwt.
Check de systemen. Staat de informatie ergens waar een koppeling bij kan? Zo niet, dan is dat stap één.
Doe de scan. Vier vragen, één minuut, en je hebt een startpunt: de automatiserings-scan.

Wat we bij klanten live hebben

Van de 25 hierboven draaien er bij onze klanten onder andere: bonnetjes en declaraties naar de boekhouding (zorg), blogs en bestemmingscontent in eigen stem (reisorganisatie), nieuwsbrieven in vier talen (hotel), keuringsrapporten uit foto's en gesproken notities (keuringsbedrijf) en de marketingopvolging van een opleider. De cases staan in de kennisbank.

● Veelgestelde vragen

Welke processen kun je automatiseren met AI?

Alles waar een mens nu iets leest, beoordeelt en overtypt: mails sorteren en beantwoorden, facturen en bonnetjes inboeken, offertes opstellen uit een aanvraag, teksten schrijven in je huisstijl, afspraken plannen, rapportages samenvatten. Processen met vaste regels hebben geen AI nodig; processen met interpretatie wel.

Wat is het verschil tussen automatiseren met regels en met AI?

Regels werken als de input altijd dezelfde vorm heeft. AI is nodig als de input vrije tekst, een document, een foto of spraak is en er iets begrepen moet worden. In de praktijk combineer je ze: AI begrijpt, regels voeren uit.

Welk proces automatiseer je het eerst?

Het proces dat het vaakst voorkomt, altijd ongeveer hetzelfde gaat en waar een fout niet meteen geld kost. Meestal de inbox of de inkoopfacturen. Begin daar, laat het twee weken parallel meedraaien, en pak dan het volgende.

Wat heb je nodig om een proces te automatiseren?

Een beschrijving in tien regels, de systemen waar de informatie in staat, je eigen antwoorden of voorbeelden als het proces interpretatie vraagt, en één persoon die de eerste weken meekijkt en beslist bij twijfel.

Herken je er een paar?

Noem de drie processen die bij jullie het meeste tijd kosten. Dan zeggen we eerlijk welke als eerste kan, wat je ervoor nodig hebt en wat het ongeveer vraagt.

Plan een vrijblijvend gesprek →

Luca van Goor

Oprichter van Buildr. Bouwt AI-agents en automatiseringen voor Nederlandse bedrijven — van contentproductie tot administratie. Connect op LinkedIn