Kennisbank · AI-beleid

AI-beleid voor je bedrijf: voorbeeld, sjabloon en generator

Q: Wat moet er in een AI-beleid staan?

Zeven dingen, op één pagina: waarvoor jullie AI gebruiken en waarvoor niet; welke tools zijn toegestaan en wie daarover beslist; welke gegevens nooit in een AI-tool mogen (persoonsgegevens, klantdata, geheimen); dat een mens altijd controleert voordat iets naar buiten gaat; hoe jullie transparant zijn naar klanten; wie verantwoordelijk is en waar je vragen stelt; en hoe medewerkers geschoold worden. Langer dan één pagina leest niemand.

Q: Is een AI-beleid verplicht voor een mkb-bedrijf?

Een document met de naam AI-beleid is niet verplicht, maar de AI Act legt sinds februari 2025 aan bedrijven die AI gebruiken op om te zorgen dat medewerkers voldoende AI-geletterd zijn, en vanaf augustus 2026 gelden transparantieverplichtingen, bijvoorbeeld dat mensen weten dat ze met AI te maken hebben. Een AI-beleid is de simpelste manier om dat aantoonbaar te regelen. Daarnaast blijft de AVG gewoon gelden voor alle persoonsgegevens die je in AI-tools verwerkt. Controleer de actuele stand bij de Rijksoverheid en de Autoriteit Persoonsgegevens; regels veranderen.

Q: Mag ik klantgegevens in ChatGPT zetten?

Alleen onder voorwaarden: een zakelijk abonnement met verwerkersovereenkomst, waarbij je gegevens niet voor training gebruikt worden, en alleen de gegevens die echt nodig zijn. In een gratis of privé-account zet je geen persoonsgegevens, geen klantdata en geen bedrijfsgeheimen. Dit is precies de regel die in elk AI-beleid hoort, in gewone taal, zodat niemand hoeft te gokken.

Q: Wat is AI-geletterdheid en hoe regel ik dat?

AI-geletterdheid betekent dat medewerkers begrijpen wat de AI-tools die zij gebruiken doen, waar ze fouten maken en wat de regels zijn. Voor een klein bedrijf is dat geen cursus van dagen: een korte uitleg per tool, dit AI-beleid, en een half uur per kwartaal om ervaringen te delen is doorgaans genoeg. Leg vast wanneer je dat gedaan hebt; dat is de aantoonbaarheid waar het om gaat.

Het korte antwoord: een AI-beleid voor een mkb-bedrijf past op één pagina en beantwoordt zeven vragen. Waarvoor gebruiken we AI en waarvoor niet. Welke tools mogen en wie beslist. Welke gegevens nooit in een AI-tool mogen. Dat een mens controleert voordat iets naar buiten gaat. Hoe we eerlijk zijn naar klanten. Wie verantwoordelijk is. Hoe medewerkers geschoold worden. De generator hieronder maakt hem in tien vragen; het voorbeeld staat eronder.

Luca van GoorOprichter Buildr · 5 september 2026 · 8 min lezen

● Waarom je dit nu regelt, ook als klein bedrijf

Drie redenen. De eerste is praktisch: zonder afspraken plakt iemand een klantmail in een gratis chatbot, en dat wil je niet. De tweede is wettelijk: de Europese AI Act vraagt sinds februari 2025 van bedrijven die AI gebruiken dat medewerkers voldoende AI-geletterd zijn, en vanaf augustus 2026 gelden transparantieverplichtingen, zoals dat mensen weten wanneer ze met AI te maken hebben. De AVG blijft daarnaast gewoon gelden. De derde reden is commercieel: klanten en opdrachtgevers vragen er steeds vaker naar, en "ja, hier is hij" wint van "eh".

Wij zijn geen juristen. Dit artikel helpt je een werkbaar beleid te maken; voor de precieze juridische stand van zaken kijk je bij de Rijksoverheid en de Autoriteit Persoonsgegevens, of vraag je je adviseur.

● Maak je AI-beleid in tien vragen

Beantwoord de vragen. Het beleid verschijnt eronder, in gewone taal, klaar om te kopiëren. Alles gebeurt in je browser; er wordt niets opgeslagen of verstuurd.

AI-beleid-generator · tien vragen, één pagina

Bedrijfsnaam

Een startpunt in gewone taal, geen juridisch advies. Pas het aan op jullie situatie en laat het lezen door wie er verantwoordelijk is.

● De zeven onderdelen, uitgelegd

Waarvoor wel en niet. Wel: teksten opzetten, samenvatten, vertalen, brainstormen, routinevragen beantwoorden. Niet: beslissingen over mensen (aannemen, beoordelen, ontslaan) zonder menselijk oordeel, en alles wat naar buiten gaat zonder controle.
Toegestane tools. Een korte lijst met zakelijke accounts. Alles daarbuiten eerst vragen. Zo voorkom je dat iedereen zijn eigen gratis tool gebruikt.
Gegevens die er nooit in gaan. Persoonsgegevens van klanten en collega's, financiële gegevens, wachtwoorden, contracten, alles wat onder geheimhouding valt. Tenzij het via een tool met verwerkersovereenkomst gaat en het echt nodig is.
Mens controleert. Alles wat naar een klant, een collega of de buitenwereld gaat, leest een mens eerst. AI schrijft concepten, mensen versturen.
Transparantie. Klanten mogen weten dat je AI gebruikt; bij chatbots en automatische antwoorden zeg je het. Wij doen dat ook: zie hoe mail automatisch beantwoorden met een mens in de lus werkt.
Verantwoordelijkheid. Eén naam. Bij wie meld je een twijfel, wie beslist over een nieuwe tool, wie kijkt het beleid jaarlijks na.
AI-geletterdheid. Een korte uitleg per tool, dit beleid, en een half uur per kwartaal om ervaringen te delen. Leg vast wanneer dat gebeurd is.

Een AI-beleid dat langer is dan één pagina, wordt niet gelezen. Een beleid dat niet gelezen wordt, bestaat niet.

Wat de AI Act wel en niet van je vraagt

Voor de meeste mkb-bedrijven, die AI gebruiken en niet ontwikkelen, komt het neer op: zorgen dat medewerkers begrijpen wat de tools doen (AI-geletterdheid), transparant zijn waar mensen met AI te maken hebben, en de AVG blijven naleven. Zwaardere verplichtingen gelden voor "hoog-risico"-toepassingen, zoals AI die beslist over sollicitanten of kredieten. Gebruik je zulke systemen, dan is dit artikel niet genoeg en heb je advies nodig. Regels en data veranderen; controleer de actuele stand bij de Rijksoverheid.

● Veelgestelde vragen

Wat moet er in een AI-beleid staan?

Zeven dingen op één pagina: waarvoor wel en niet, welke tools en wie beslist, welke gegevens er nooit in gaan, dat een mens controleert voordat iets naar buiten gaat, transparantie naar klanten, wie verantwoordelijk is, en hoe medewerkers geschoold worden.

Is een AI-beleid verplicht voor een mkb-bedrijf?

Een document met die naam niet, maar de AI Act vraagt sinds februari 2025 aantoonbare AI-geletterdheid van medewerkers en vanaf augustus 2026 transparantie waar mensen met AI te maken hebben. Een AI-beleid is de simpelste manier om dat te regelen. De AVG blijft daarnaast gelden. Controleer de actuele stand bij de Rijksoverheid.

Mag ik klantgegevens in ChatGPT zetten?

Alleen met een zakelijk abonnement met verwerkersovereenkomst, waarbij je gegevens niet voor training gebruikt worden, en alleen wat echt nodig is. In een gratis of privé-account nooit persoonsgegevens, klantdata of bedrijfsgeheimen.

Wat is AI-geletterdheid en hoe regel ik dat?

Dat medewerkers begrijpen wat hun AI-tools doen, waar ze fouten maken en wat de regels zijn. Voor een klein bedrijf: een korte uitleg per tool, dit beleid, en een half uur per kwartaal om ervaringen te delen. Leg vast wanneer je dat gedaan hebt.

Wil je AI inzetten én het netjes regelen?

Wij bouwen automatiseringen met een mens in de lus, een logboek en een verwerkersovereenkomst. Dat is de praktische kant van dit beleid.

Plan een vrijblijvend gesprek →

Luca van Goor

Oprichter van Buildr. Bouwt AI-agents en automatiseringen voor Nederlandse bedrijven — van contentproductie tot administratie. Connect op LinkedIn